Ochrona danych osobowych
INFORMACJA
O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH (dalej jako „Memorandum Informacyjne”)
•
WSTĘP
Za pośrednictwem niniejszego Memorandum
Informacyjnego Firma udziela Państwu informacji w zakresie praw związanych z
przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez Firmę.
Przetwarzając dane osobowe nasza Firma
kieruje się obowiązującymi przepisami prawa.
Nasze przetwarzanie danych osobowych
odbywa się zawsze w zakresie konkretnego celu przetwarzania. W Firmie
obowiązują jasne zasady, które regulują, który pracownik lub współpracujący
podmiot może mieć dostęp do Państwa danych osobowych oraz jakie dane osobowe może
przetwarzać.
Co do zasady nie przekazujemy Państwa
danych osobowych za wyjątkiem sytuacji, w których wymagane jest to przepisami
prawa lub kiedy przepisy prawa nas do tego upoważniają, lub w sytuacji
uzasadnionego interesu (na przykład podczas wykorzystywania usług dostawców).
Zalecamy
dokładne zapoznanie się z informacjami. Dołożyliśmy wszelkich starań, by były
jak najbardziej zrozumiałe.
Jeśli nie wyrażacie Państwo zgody na
sposób, w jaki przetwarzamy dane osobowe, możecie Państwo w celu ochrony swoich
praw podjąć kroki opisane poniżej.
Ochronę prywatności kontroluje: Urząd ds.
ochrony danych osobowych
Niniejsze Memorandum Informacyjne może być
regularnie aktualizowane.
•
ADMINISTRATOR
Nasza Firma jest administratorem Państwa
danych osobowych, które pozyskała od Państwa w celu realizacji jednego lub
więcej celów.
Administrator gromadzi Państwa dane,
dysponuje nimi oraz ponosi odpowiedzialność za ich właściwe i legalne
przetwarzanie. Możecie Państwo dochodzić swoich praw względem administratora w sposób
opisany w dalszej części. Administratorem jest firma, która w chwili
gromadzenia Państwa danych osobowych przekazała Państwu za pośrednictwem swoich
stron internetowych niniejsze informacje zawarte w Memorandum Informacyjnym.
Kiedy pozyskujemy Państwa dane osobowe:
•
Kiedy zamawiacie Państwo u nas produkt lub usługę
Przekazujecie nam Państwo dane
identyfikacje, ew. pozostałe dane niezbędne dla zawarcia umowy, złożenia
zamówienia, rejestracji, pierwszego zakupu, ewentualnie w celu umożliwienia nam
oceny, czy dany produkt lub usługę możemy Państwu zaoferować.
•
Kiedy kontaktujecie się Państwo z nami i prowadzicie rozmowy
W przypadku, gdy gromadzimy dane osobowe
podczas Państwa komunikacji z nami, czy to drogą elektroniczną, czy też
pisemnie lub telefonicznie.
•
PRZETWORZONE DANE
Przetwarzamy dane tylko w takim zakresie,
by móc świadczyć profesjonalne usługi oraz komfortowy serwis, dotrzymywać
naszych warunków umownych, obowiązków ustawowych oraz chronić swoich
uprawnionych interesów.
Gromadzimy przede wszystkim dane o
użytkownikach naszego sklepu internetowego, z uwzględnieniem potencjalnych
klientów, którzy są zainteresowani naszymi usługami. Przetwarzamy dane na
przykładach o reprezentantach, z uwzględnieniem członków organów statutowych i
pracowników oraz osobach upoważnionych.
Przetwarzamy Państwa dane identyfikacyjne,
dane o produktach i usługach, z których Państwo korzystacie oraz w jaki sposób,
dane dotyczące naszej wzajemnej komunikacji, jak również pozostałe dane w taki
sposób, by ich zakres był adekwatny, stosowny i ograniczony w stosunku do celów
gromadzenia i przetwarzania Państwa danych osobowych.
Naszym celem jest świadczenie dla Państwa
profesjonalnych usług i komfortowego serwisu, musimy jednakże dotrzymywać
naszych obowiązków ustawowych oraz chronić uzasadnionych interesów.
Kategorie danych:
•
Dane identyfikacyjne
Na przykład: imię i nazwisko, data
urodzenia, adres, e-mail, telefon, jeśli prowadzicie Państwo działalność
gospodarczą również numer REGON oraz adres siedziby. Powyższe dane stanowią
element umowy, zamówienia, które są z nami zawierane.
Co więcej, administrujemy również Państwa
dane dostępu - przede wszystkim loginy, hasła oraz pozostałe środki
zabezpieczające, które służą bezpiecznej autoryzacji.
•
Dane dotyczące produktów i usług
Przetwarzamy również dane, które są ściśle
związane z tym, w jaki sposób korzystacie Państwo z naszych usług, lub dane,
które udostępniacie nam Państwo w trakcie korzystania z usług lub tworzycie je
w inny sposób.
Niektóre pozostałe dane ułatwiają i
przyspieszają Państwa obsługę, na przykład adres IP, informacje o przeglądarce
i sprzęcie komputerowym. Równocześnie dochodzi wtedy do zapisywania tzw. plików
cookies na Państwa sprzęcie.
By móc Państwa prawidłowo obsłużyć
potrzebujemy również danych o naszej wzajemnej komunikacji za pośrednictwem
jakiegokolwiek punktu kontaktowego (przez jaki okres czasu, na jaki temat oraz
za pośrednictwem jakiego kanału kontaktujemy się ze sobą), z uwzględnieniem
rozpatrywania reklamacji oraz potrzeb serwisowych. Przetwarzając dane osobowe
przetwarzamy również informacje zwrotne, uwagi.
Państwa dane przetwarzamy w niezbędnym
zakresie, w określonym celu - na przykład, by móc świadczyć daną usługę.
Wiele danych musimy przetwarzać na
potrzeby archiwizacji. Niektóre dane przetwarzamy, bowiem jest to niezbędne w
celu ochrony praw oraz interesów chronionych prawem. Przetwarzanie z powyższych
przyczyn jest jednak ograniczone, zaś istnienie uzasadnionego interesu dokładnie
weryfikujemy.
•
CELE PRZETWARZANIA
Do celów przetwarzania danych należą
następujące kategorie:
•
Identyfikacja
By móc zawrzeć z Państwem umowę,
zamówienie i świadczyć nasze usługi, musimy znać Państwa dane identyfikacyjne.
Państwa identyfikacji oraz autoryzacji wymagamy również w sytuacji dochodzenia
przez Państwa swoich praw w zakresie ochrony danych osobowych. Administrujemy również
Państwa dane dostępu - przede wszystkim loginy, hasła oraz pozostałe środki
zabezpieczające, które służą bezpiecznej autoryzacji.
Dane przetwarzamy w celu realizacji umowy.
•
Wiarygodne środowisko stron internetowych
W powyższym celu
przetwarzamy informacje, z jakich urządzeń łączycie się Państwo z naszymi
usługami drogą elektroniczną, Państwa preferencje w zakresie ustawień usług
oraz dane, które wypełniacie Państwo na naszych aplikacjach, bowiem chcemy
zapewnić Państwu komfortowe korzystanie z naszych stron internetowych,
aplikacji. Dane zapisujemy na Państwa urządzeniach w postaci tzw. plików
cookies. Z ich pomocą możemy dostosować się do wyboru Państwa języka. O
przetwarzaniu cookies jesteście Państwo informowani oddzielnie.
Dane przetwarzamy w celu realizacji umowy.
•
Zarządzanie relacjami z klientami
Posiadamy całościowy
przegląd usług, z których Państwo korzystacie oraz pełny obraz Państwa
preferencji. Pracujemy z Państwem nad rozwiązaniem wszelkich kwestii
dotyczących danego produktu, informacji o produkcie i innych kwestiach.
Rozpatrujemy Państwa prośby, wymagania i reklamacje. Z uwagi na powyższe
przetwarzamy przede wszystkim właściwe dane o produktach i usługach.
Dane przetwarzamy w celu realizacji umowy
lub w celu ochrony naszych praw i uzasadnionych interesów.
•
Przesyłanie informacji serwisowych
W ramach świadczenia
naszych usług przesyłamy Państwu informacje, które służą do obsługi Państwa
produktu. W tym celu przetwarzamy Państwa dane osobowe.
Dane przetwarzamy w celu realizacji umowy
lub w celu ochrony naszych praw i uzasadnionych interesów.
•
Marketing
W ramach działań
marketingowych przesyłamy informacje handlowe dotyczące naszych produktów i
usług w różnych formach, z uwzględnieniem korespondencji pisemnej, telefonu,
SMS, adresu e-mail oraz Internetu.
Pod pojęciem przetwarzania
w celach marketingowych rozumiemy poznawanie Państwa preferencji oraz oferty
produktów dla Państwa. W tym celu stosujemy klasyfikację i ocenę danych
identyfikacyjnych, danych o produktach i usługach oraz metody automatyczne. W
oparciu o wyniki analiz jesteśmy w stanie znaleźć dla Państwa najlepsze
produkty.
Dane przetwarzamy na
podstawie Państwa zgody lub w celu ochrony naszych praw i uzasadnionych
interesów.
•
Bezpieczeństwo i zarządzanie ryzykiem
Państwa dane wykorzystujemy
oceniając ryzyko, czy będziecie Państwo zdolni do spłaty swoich zobowiązań
względem Firmy. Musimy postępować ostrożnie, by móc Państwu świadczyć wysokiej
jakości usługi, dlatego też oceniamy dostępne informacje z zakresu Państwa
historii płatniczej względem Firmy.
Dane przetwarzamy w celu realizacji umowy
lub w celu ochrony naszych praw i uzasadnionych interesów.
•
Administracja wewnętrzna, raportowanie, zarządzanie
informacjami, optymalizacja procesów, szkolenia
Nasi pracownicy, podmioty
zewnętrzne współpracujące z nami, przetwarzają Państwa dane osobowe podczas
realizacji swoich zobowiązań względem Firmy. Na przykład, dla poszczególnych
przypadków biznesowych posiadamy zintegrowany system akceptacji.
Dane przetwarzamy w celu ochrony naszych
praw i uzasadnionych interesów.
•
PRZECHOWYWANIE DANYCH
Przechowujemy Państwa dane
tylko przez niezbędny okres czasu, archiwizujemy je przez okres 10 lat, który
nakładają na nas przepisy prawa. Pracując z Państwa danymi postępujemy zgodnie
z zasadami minimalizacji danych. Oznacza to, że mamy ustalone ścisłe zasady
archiwizacji wewnętrznej, które gwarantują, że danych nie będziemy przechowywać
dłużej, niż jest to dozwolone. W przypadku znaczącej większości relacji
biznesowych musimy zgodnie z ustawą o podatku VAT przechowywać wszystkie
dokumenty fiskalne oraz ewidencję ze szczegółowymi informacjami w zakresie
świadczonych wybranych usług przez okres 10 lat od zakończenia okresu
rozliczeniowego, w którym nastąpiło świadczenie.
Dane przetwarzane za
Państwa zgodą przechowujemy przez okres, na który została nam udzielona zgoda.
W przypadku udzielenia zgody na przetwarzanie dla celów marketingu,
przetwarzamy Państwa dane osobowego przez okres trwania naszego stosunku
umownego a następnie przez okres 5 lat od jego zakończenia.
W celu wykluczenia
wątpliwości, samą zgodę, zmianę lub wycofanie zgody przechowujemy z tytułu
naszych uzasadnionych interesów przez cały okres obowiązywania zgody oraz przez
5 lat od chwili wygaśnięcia.
•
OBOWIĄZEK
UDOSTĘPNIENIA DANYCH
Udostępnienie danych, które
nam Państwo przekazujecie za swoją zgodą, jest dobrowolne. Prosimy o
przekazanie pozostałych danych osobowych, jeśli ich przetwarzanie jest
niezbędne dla realizacji umowy, naszych obowiązków prawnych lub ochrony naszych
uzasadnionych interesów.
Jeśli nie udostępnicie nam
Państwo tych danych, nie możemy Państwu zapewnić danego produktu, usługi lub
innego świadczenia, w przypadku których prosimy o przekazanie danych.
Niektóre dane gromadzimy i
przetwarzamy tylko za Państwa zgodą. Chodzi przede wszystkim o dane
przetwarzane w celach marketingowych. Udzielenie tych danych jest dobrowolne a
swoją zgodę możecie Państwo wycofać w dowolnym momencie.
W pozostałych przypadkach,
kiedy prosimy o Państwa dane osobowe, ich udostępnienie jest obligatoryjne. Zwykle
bierzemy od Państwa dane identyfikacyjne, ponieważ są one niezbędne do zawarcia
i realizacji umowy z Państwem, realizacji naszych obowiązków wynikających z
przepisów prawa lub w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów.
•
ŹRÓDŁA DANYCH OSOBOWYCH
W zależności od sytuacji
przetwarzamy dane, które uzyskaliśmy od Państwa, następnie dane ze źródeł
publicznych i rejestrów, np. rejestru ds. działalności gospodarczych, [CEIDG] jak również dane od osób
trzecich.
Przetwarzamy przede
wszystkim dane, które sami Państwo udostępniacie, lub które wytwarzacie poprzez
swoją aktywność.
•
ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH
Państwa dane osobowe
udostępniamy również wewnętrznym i zewnętrznym podmiotom, które przetwarzają
Państwa dane oraz właściwe dane o produktach i usługach, a którzy tym samym
stają się dla nas podmiotami przetwarzającymi dane osobowe.
Podmiot przetwarzający dane
uprawniony jest do wykorzystywania ich wyłącznie dla celów realizacji działań,
do których został upoważniony przez właściwego administratora. W takiej
sytuacji dla celów realizacji działań z zakresu przetwarzania danych nie jest
wymagana Państwa zgoda, bowiem takie przetwarzanie umożliwiają bezpośrednio
przepisy prawa. Dostawcami są przede
wszystkim: nasi dostawcy usług IT, podmioty windykujące nasze należności,
dostawcy usług pocztowych, w tym kurierzy.
•
PRAWA
Państwa dane przetwarzamy
transparentnie, prawidłowo i legalnie.
•
Dostęp do danych
Przysługuje Państwu prawo
dostępu do swoich danych, wyjaśnień, jak również inne prawa, jeśli
podejrzewacie Państwo, że przetwarzanie danych jest nieprawidłowe. Możecie
Państwo również złożyć skargę w Urzędzie ds. ochrony danych osobowych.
•
Zmiana danych
Jeśli Państwa dane są
nieprawidłowe, niedokładne, oczywiście skorygujemy je. Mając na uwadze cele,
dla których dane są przetwarzane, przysługuje Państwu prawo do uzupełnienia
tych danych.
•
Usunięcie danych
Przysługuje Państwu prawo
usunięcia danych osobowych w przypadku nieuprawnionego przetwarzania tych
danych przez nas.
•
Ograniczenie przetwarzania danych osobowych
Przysługuje Państwu również
prawo do blokady danych.
•
Odmowa udzielenia danych
Możecie Państwo odmówić
udostępnienia nam danych osobowych, o które prosimy. Jeśli dotyczy to takich
danych, których udostępnienie przez Państwa jest obligatoryjne, nie możemy
Państwu świadczyć takiej usługi.
•
Wycofanie zgody
W sytuacji, kiedy dla celów
przetwarzania Państwa danych prosimy o wyrażenie zgody, możecie ją Państwo
wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody pozostaje bez wpływu na
przetwarzanie Państwa danych przez okres, na który została wydana zgodna, jak
również na przetwarzanie Państwa danych z innych podstaw prawnych, jeśli
dotyczą (np. przestrzeganie obowiązków wynikających z przepisów prawa lub w
celach naszych uzasadnionych interesów).
Odwiedzających nasze strony
internetowe mogą swoją zgodę na przetwarzanie plików cookies ograniczyć w sposób
opisany na właściwych stronach internetowych.
•
Możliwość przeniesienia danych
Przysługuje Państwu prawo
uzyskania danych, które nam Państwo przekazaliście, w uporządkowanym, zwykle
stosowanym i czytelnym maszynowo formacie; bądź też prawo żądania
bezpośredniego udostępnienia danych osobowych innemu administratorowi.
•
Sprzeciw wobec przetwarzania
Przysługuje Państwu prawo
wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych z tytułu
uzasadnionego interesu.
Przysługuje Państwu prawo
wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu, w tym na profilowanie, jeśli dotyczy
marketingu bezpośredniego. Jeśli wniesiecie Państwo sprzeciw wobec
przetwarzania dla celów marketingu bezpośredniego, Państwa dane osobowe nie
będą w tych celach dalej przetwarzane.
•
ZASTOSOWANE TERMINY
uzasadniony interes
|
interes administratora
lub podmiotu trzeciego w sytuacji, gdy podmiot danych jest klientem
administratora (np. ochrona własności).
|
dane osobowe
|
informacje o konkretnej,
zidentyfikowanej osobie.
|
odbiorca
|
podmiot, któremu są
przekazywane dane.
|
administrator
|
podmiot, który określa
cel i środki przetwarzania danych osobowych; administrator może powołać do
przetwarzania danych podmiot przetwarzający.
|
podmiot danych
|
osoba fizyczna, której
dotyczą dane osobowe.
|
cel
|
powód, dla którego
administrator wykorzystuje dane osobowe.
|
przetwarzanie
|
działania, które
administrator lub podmiot przetwarzający podejmuje w odniesieniu do danych
osobowych.
|
podmiot przetwarzający
|
podmiot, który dla
administratora przetwarza dane osobowe.
|
produkt
|
oznacza produkty i usługi
oferowane przez Firmę.
|
usługa
|
oznacza usługi, które
oferujemy Państwu, z uwzględnieniem naszych produktów, usług oferowanych
online oraz ich wsparcia.
|
•
KONTAKT DO ADMINISTRATORA
karol.kukla@autogaleri.com.pl,
tel. (033)822 08 10